OUTLOOK × AI / CONCEPT PORTFOLIO
メールを整理し、
次のアクションを
見えるかたちに。
Outlookに届く情報を、AIで仕分け・要約。
必要なメールを見つけ、対応につなげる仕組みを
このように想定しています。
基盤整備・初期検証に向けた提案です。
FROM INBOX TO ACTION表示イメージ
↙
お見積もりの確認依頼取引先からのメール
↙
サービスのご案内営業・お知らせ
✦ AIで仕分け・要約
対応がわかる、ひとつの一覧へ
要対応見積内容を確認・返信11/10 期限
お知らせサービス情報を確認期限なし
件名・要点・期限・対応状況
✓ 最後は人が確認し、対応へ
探す時間を減らし、
対応する時間へ。
01 / PROTOTYPE
使い方を、モックで具体的に。
「どんな一覧があれば、対応しやすいか」。
画面を見ながら、運用のイメージをすり合わせます。
Outlook AI Mail Demo重要な情報と、
重要な情報と、
対応状況をひと目で。
メールの分類・要点・期限をまとめ、担当者が確認して対応する管理画面を想定しています。
- 01 分類や対応状況でメールを絞り込む
- 02 要点と期限を確認し、元メールを開く
- 03 分類の修正・対応状況の更新を行う
上記は想定する使い方です。実際の操作内容は、リンク先のモックをご確認ください。
既存モックを開くモックの閲覧にはChatGPTへのログインが必要な場合があります。
OUTLOOK AI MAIL DEMO
02 / SYSTEM WORKFLOW
メールが、対応一覧になるまで。
自動化ツールが情報を運び、AIが整理。
担当者が結果を確認して、返信などの作業を行います。
- 01Outlookメールを受け取る
- 02自動化ツール必要な内容を取り出す
- 03AI仕分け・情報を抜き出す
- 04自動化ツール整理した結果を記録
- 05一覧 → 担当者確認して、対応する
DATA MOVEMENT移動するのは、
移動するのは、
メールの内容と判断結果。
A
メールから、AIへ
件名・差出人・本文などに「どう分類するか」というルールを添えて渡します。
件名 ＋ 本文など ＋ 分類の指示B
AIから、管理用の一覧へ
AIが返した分類・要点・期限などを、自動化ツールが一覧に書き込みます。
要対応 / 見積もりの確認 / 11月10日C
一覧から、人のアクションへ
担当者が内容を確認し、必要なメールに返信。判断が違っていた場合は、ルールの改善に生かします。
確認 → 返信などの対応 → 状況を更新Power Automateなどを想定しています。利用するAI・保存先・接続方法は、Microsoft 365の環境や情報管理ルールを確認して決定します。
03 / PROJECT SCOPE
まずは小さく試し、仕組みを整える。
今回の中心は、基盤整備と初期検証。
少量のサンプルで、業務に役立つかを確かめます。
INITIAL PHASE
今回想定する作業
- Outlookの利用環境・困りごとの確認
- 分類基準と運用ルールの整理
- ツール選定・接続に向けた初期設定
- 少量のメールで分類・情報抽出を検証
- 結果の整理・手順書と本格構築の計画作成
NEXT PHASE
検証後に検討すること
- 大量メールの継続的な自動処理
- Outlook内のフォルダへの振り分け
- 重要メールの通知・運用の改善
初期検証で分かったことをもとに、
必要な機能と実現方法を具体化します。
お渡しするもののイメージ小さな試作検証結果設定・操作の手順書今後の構築計画
LET’S MAKE IT CLEAR
実際の業務に合うか、
画面と仕組みから考える。
このモックと構成図をたたき台に、必要な機能や運用方法をすり合わせる想定です。